Provisions-Abrechnung durchführen
Über die Affiliate-Abrechnung wird anhand der den Affiliates zugewiesenen Rechnungsbelegen und Rechnungsposten für jeden Affiliate eine Gutschrift erstellt, in der Ihm seine zustehende Provision gutgeschrieben wird.
Die Affiliate-Abrechnung starten Sie über den Menüpunkt Extras/Affiliate-Abrechnung im Hauptmenü des Shops.
Optional kann auch ein Zeitraum für die Abrechnung angegeben, Rechnungen die ausserhalb des gewählten Zeitraums liegen werden nicht bei der Abrechnung berücksichtigt.
Gehen Sie anschließend über "Weiter" zum nächsten Schritt.
Über die Checkbox "Abrechnen?" am Anfang jeder Zeile können einzelne Posten auf Wunsch von der Abrechnung ausgeschlossen werden, standardmäßig werden alle in der Liste enthaltenen Posten abgerechnet.
Eine generelle Deaktivierung/Aktivierung aller Posten ist über die entsprechenden "Alle abwählen"/"Alle anwählen"-Schaltflächen möglich, zusätzlich kann die aktuell gezeigte Liste über die Schaltfläche "Exportieren" im CSV-Format exportiert werden.
Gehen Sie nach Auswahl der abzurechnenden Posten über "Weiter" zum nächsten Schritt, über "Zurück" wird wieder die Einstellungs-Seite angezeigt und die Einstellungen können angepasst werden.
Die aktuell in der Liste ausgewählte Gutschrift kann über die Schaltfläche "Druckvorschau" geprüft werden, über die Schaltfläche "Exportieren" kann die aktuell angezeigte Liste im CSV-Format exportiert werden.
Gehen Sie nach Prüfung der Gutschriften über "Weiter" zum nächsten Schritt, alternativ können Sie über "Zurück" auf der Postenübersicht die abzurechnenden Posten anpassen.
Aktivieren Sie falls gewünscht die Checkbox "Per E-Mail", um die Gutschrift nach dem automatischen Fertigstellen als E-Mail an den Affiliate zu senden. Über die Checkboxen "Inklusive HTML" und "Inklusive PDF" können Sie die E-Mail respektive neben dem reinen Text zusätzlich auch noch im HTML-Format mitsenden/die Gutschrift als PDF an die E-Mail anhängen.
Aktivieren Sie falls gewünscht die Checkbox "Drucken" und wählen Sie einen Drucker sowie die Kopienanzahl, um die erstellten Gutschriften automatisch auszudrucken.
Über die Schaltfläche "Wählen" kann falls gewünscht noch eine abweichende Belegvorlage für die zu erstellende Gutschrift gewählt werden, im Normalfall ist dies jedoch nicht notwendig.
Falls Sie in Ihrem Shop über das Modul Routineaufgaben verfügen, können Sie über die Schalftfläche "Wählen..." noch eine für die Gutschriften auszuführende Routineaufgabe wählen. Die Routineaufgabe wird dann pro erstellter Gutschrift, nach dem Fertigstellen, ausgeführt.
Starten Sie die Abrechnung anschließend über die Schaltfläche "Abrechnung durchführen".
Nach dem Start der Abrechnung sehen Sie auf dem Dialog eine Fortschrittsanzeige und ein Protokoll, welches Sie über den Stand der Gutschriftenerzeugung informiert.
Das angezeigte Protokoll können Sie nach Abschluss der Abrechnung falls gewünscht über die Schaltfläche "Speichern" auf Ihrem Rechner sichern und den Abrechnungsdialog über die "Schließen"-Schaltfläche beenden.
Sollte die Gutschrift nicht automatisch fertiggestellt werden können, z.B. weil der Affiliate keine E-Mail-Adresse zum Versand der Gutschrift besitzt, muss die erzeugte Gutschrift manuell in der Belegverwaltung bearbeitet und fertigestellt werden.
Die Affiliate-Abrechnung starten Sie über den Menüpunkt Extras/Affiliate-Abrechnung im Hauptmenü des Shops.
Schritt 1: Einstellungen
Wählen Sie im ersten Schritt, ob nur bereits bezahlte Rechnungen oder alle (auch noch nicht bezahlte) Rechnungen abgerechnet werden sollen.Optional kann auch ein Zeitraum für die Abrechnung angegeben, Rechnungen die ausserhalb des gewählten Zeitraums liegen werden nicht bei der Abrechnung berücksichtigt.
Gehen Sie anschließend über "Weiter" zum nächsten Schritt.
Schritt 2: Postenübersicht
In der Liste sehen Sie nun alle Posten (inkl. einiger Informationen, z.B. Belegnummer, ...) der den vorher durchgeführten Abrechnungseinstellungen entsprechenden Rechnungen, hierbei entspricht jede Zeile der Liste einem gutzuschreibenden Posten..Über die Checkbox "Abrechnen?" am Anfang jeder Zeile können einzelne Posten auf Wunsch von der Abrechnung ausgeschlossen werden, standardmäßig werden alle in der Liste enthaltenen Posten abgerechnet.
Eine generelle Deaktivierung/Aktivierung aller Posten ist über die entsprechenden "Alle abwählen"/"Alle anwählen"-Schaltflächen möglich, zusätzlich kann die aktuell gezeigte Liste über die Schaltfläche "Exportieren" im CSV-Format exportiert werden.
Gehen Sie nach Auswahl der abzurechnenden Posten über "Weiter" zum nächsten Schritt, über "Zurück" wird wieder die Einstellungs-Seite angezeigt und die Einstellungen können angepasst werden.
Schritt 3: Übersicht der Gutschriften
In der Liste sehen Sie nun die, basierend auf den vorher gewählten Posten, zu erstellenden Gutschriften (ebenfalls inkl. einiger Informationen, z.B. der Belegnummer, ...).Die aktuell in der Liste ausgewählte Gutschrift kann über die Schaltfläche "Druckvorschau" geprüft werden, über die Schaltfläche "Exportieren" kann die aktuell angezeigte Liste im CSV-Format exportiert werden.
Gehen Sie nach Prüfung der Gutschriften über "Weiter" zum nächsten Schritt, alternativ können Sie über "Zurück" auf der Postenübersicht die abzurechnenden Posten anpassen.
Schritt 4: Abrechnung ausführen
Im letzten Schritt legen Sie fest wie mit den erstellten Gutschriften verfahren wird und starten die Gutschriftenerstellung.Aktivieren Sie falls gewünscht die Checkbox "Per E-Mail", um die Gutschrift nach dem automatischen Fertigstellen als E-Mail an den Affiliate zu senden. Über die Checkboxen "Inklusive HTML" und "Inklusive PDF" können Sie die E-Mail respektive neben dem reinen Text zusätzlich auch noch im HTML-Format mitsenden/die Gutschrift als PDF an die E-Mail anhängen.
Aktivieren Sie falls gewünscht die Checkbox "Drucken" und wählen Sie einen Drucker sowie die Kopienanzahl, um die erstellten Gutschriften automatisch auszudrucken.
Über die Schaltfläche "Wählen" kann falls gewünscht noch eine abweichende Belegvorlage für die zu erstellende Gutschrift gewählt werden, im Normalfall ist dies jedoch nicht notwendig.
Falls Sie in Ihrem Shop über das Modul Routineaufgaben verfügen, können Sie über die Schalftfläche "Wählen..." noch eine für die Gutschriften auszuführende Routineaufgabe wählen. Die Routineaufgabe wird dann pro erstellter Gutschrift, nach dem Fertigstellen, ausgeführt.
Starten Sie die Abrechnung anschließend über die Schaltfläche "Abrechnung durchführen".
Nach dem Start der Abrechnung sehen Sie auf dem Dialog eine Fortschrittsanzeige und ein Protokoll, welches Sie über den Stand der Gutschriftenerzeugung informiert.
Das angezeigte Protokoll können Sie nach Abschluss der Abrechnung falls gewünscht über die Schaltfläche "Speichern" auf Ihrem Rechner sichern und den Abrechnungsdialog über die "Schließen"-Schaltfläche beenden.
Sollte die Gutschrift nicht automatisch fertiggestellt werden können, z.B. weil der Affiliate keine E-Mail-Adresse zum Versand der Gutschrift besitzt, muss die erzeugte Gutschrift manuell in der Belegverwaltung bearbeitet und fertigestellt werden.