Konfigurieren

Abonnements konfigurieren

Ansicht Allgemein

Der größte Teil der Konfiguration des Abonnements erfolgt über die Ansicht "Allgemein" des Abonnements, hier legen Sie z.B. die Berechnungsart und die Laufzeit fest.



Berechnungart
Über die Radiobuttons "Leistungen im Voraus berechnen" und "Berechnung anhand Lieferscheine" können Sie die Berechnungsart des Abos festlegen.
Bei im Voraus berechneten Abos werden zum Rechnungszeitpunkt einmal die im Abonnement hinterlegten Kosten berechnet, bei Anlage des Abonnements wird zusätzlich die Möglichkeit geboten eine Einmal-Rechnung (siehe unten) zu erstellen.
Bei anhand der Lieferscheine berechneten Abonnements wird zum Rechnungszeitpunkt geprüft, welche Lieferscheine des Abonnements im Abrechnungszeitraum enthalten waren und eine Rechnung über alle gelieferten Produkte erstellt. Wird z.B. monatlich abgerechnet und es wurden in diesem Zeitraum 4 Lieferungen durchgeführt werden in der Rechnung alle in diesen 4 Lieferscheinen enthaltenen Produkte berechnet.

Laufzeit und Verlängerung
Über die entsprechenden Schaltflächen "Beginn" und "Laufzeit" können Sie den Startzeitpunkt des Abonnements und die Laufzeit des Abonnements festlegen. Anhand der hier gewählten Werte wird zusätzlich automatisch das Enddatum des Abonnements bestimmt, welches bei Bedarf auch manuell angepasst werden kann.
Das Startdatum dient als Grundlage für die initiale Berechnung der nächsten Ausführungstermine für die Lieferschein-/Rechnungserstellung, welche anhand des Startdatums und des Intervalls berechnet werden (wird z.B. bei einem neuen Abo mit Startdatum 10.12.2015 eine monatliche Lieferung zum Ersten des Monats gewählt, würde als nächster Lieferungszeitpunkt der 01.01.2016 berechnet).
Das Enddatum bestimmt wie lange geliefert wird, sobald dieses überschritten wurde erfolgen keine neuen Lieferungen mehr für das Abonnement.

Über die Checkbox "Verlängerung" kann eine automatische Verlängerung des Abonnements um einen wählbaren Zeitraum aktiviert werden (z.B. um 1 Jahr). Nach Aktivierung der Verlängerung kann zusätzlich eine Kündigungsfrist gewählt werden, bis zu welcher die Kündigung erfolgen muss bevor sich das Abonnement um den gewählten Verlängerungszeitraum verlängert..
Ist die Verlängerung aktiv wird das Abonnement beim Erreichen des Enddatums automatisch um den gewählten Zeitraum verlängert, wodurch sich das Enddatum erhöht.
Wird als Enddatum der 28. - 30. eines Monats gewählt, wird zusätzlich ggf. noch eine weitere Checkbox "Immer am <Tag>" angezeigt (z.B. "Immer am 30."), über die bestimmt werden kann, dass tatsächlich dieser Tag und nicht das Monatsende verwendet wird.

Kündigung und Pausierung
Die genaue Funktionsweise der Punkte Kündigung (Abonnement beenden) und Pausierung (Abonnement unterbrechen) ist untenstehend in den entsprechenden Abschnitten beschrieben.

Lieferungs-/Rechnungsintervall
Unter "Lieferung" und "Rechnung" sehen Sie das gewählte Lieferungs-/Rechnungsintervall (in diesem Fall z.B. monatlich am Ersten), welches über die zugehörige "..."-Schaltfläche konfiguriert werden kann. Diese öffnet einen Auswahldialog, in dem verschiedene Auswahlen möglich sind.



Folgende Punkte können konfiguriert werden:

• Täglich: Führt die Aktion jeden Tag aus
• Wöchentlich: Führt die Aktion alle x Wochen an wählbaren Wochentagen aus
• Monatlich: Führt die Aktion alle x Monate am Ersten, Fünfzehnten oder Letzten des Monats aus
• Jährlich: Führt die Aktion jedes Jahr an einem wählbaren Datum aus

Anhand der getroffenen Einstellung wird automatisch anhand der letzten Lieferung/Rechnungsstellung (wenn diese noch nie erfolgte in Verbindung mit dem Startdatum) das Datum der nächsten Lieferung/Rechnungserstellung berechnet und im entsprechenden Feld hinterlegt. Auf Wunsch kann dieses berechnete Datum auch manuell angepasst werden.

Versand/Zahlungsart und Routineaufgaben
Unter Zahlungs-/Versandart können Sie die für die erzeugten Belege zu verwendende Zahlungs-/Versandart festlegen. Diese werden, unabhängig von den sonstigen Einstellungen der Zahlungs-/Versandart (z.B. Mindestwarenwert, ...), immer für die über das Abonnement erzeugten Belege verwendet.

Unter "Routineaufgaben für" können Sie für die jeweiligen Belegtypen über die zugehörige "..."-Schaltfläche eine nach Belegerstellung auszuführende Routineaufgabe wählen, über die der Beleg dann automatisch weiter bearbeitet wird.
Beispiel für eine Routineaufgabe:

1. Textvorlage in "Nachricht vom Shop" einfügen
2. Beleg fertigstellen
3. Vorgangszustand auf "Abgeschlossen" setzen

Würde diese Routineaufgabe z.B. bei "Lieferschein" zugeordnet, würden die in der Routineaufgabe angegebenen Aktionen automatisch nach Erstellung des Lierferscheins ausgeführt, d.h. der Lieferschein würde automatisch um einen Text ergänzt und fertiggestellt, so dass dieser ggf. automatisch mit dem nächsten E-Mail-Versand ohne weitere Benutzerinteraktionen automatisch an den Kunden gesendet wird.
Wird bei einem Abonnement keine Routineaufgabe für einen Belegtyp zugewiesen, müssen die für diesen Belegtyp erstellten Belege manuell bearbeitet werden.
Eine Beschreibung der für Routineaufgaben möglichen Aktionen finden Sie im entsprechenden Handbuchkapitel.

Notizen
Über die "Notiz-Hinzufügen"-Schaltfläche können Sie Notizen für das Abonnement hinterlegen. Tragen Sie hierzu im unteren Notiz-Eingabefeld die gewünschte Notiz ein (z.B. Grund für Pausierung, Kündigungsgrund, ...) und betätigen Sie die Schaltfläche.
Hierdurch wird die Notiz inkl. diverser Informationen (z.B. Datum und Bearbeiter) am Beginn des oberen Notizhistorienfelds eingefügt, wodurch Sie in diesem Feld eine chronologische Liste der eingetragenen Notizen erhalten, bei der die aktuellsten Informationen direkt sichtbar sind.

Ansicht Adresse

Hier können Sie eine abweichende Lieferadresse für das Abonnement festlegen.
Aktivieren Sie hierzu die entsprechende Checkbox "Abweichende Lieferadresse verwenden" und hinterlegen Sie die für die Lieferadresse zu verwendenden Addressdaten, diese werden anschließend für über das Abonnement erstellte Belege verwendet.
Die Rechnungsstellung erfolgt unabhängig von dieser Ansicht immer anhand der bei der Person hinterlegten Daten.

Ansichten Lieferscheine und Rechnungen

Hier sehen Sie eine Liste der zum Abonnement erstellten regelmäßigen Lieferscheine/Rechnungen mit einigen generellen Informationen. Nach Auswahl eines Belegs kann dieser über den Befehl "Beleg anzeigen" des Kontextmenüs (Rechtsklick) angezeigt und im Detail geprüft werden.

Einmal-Rechnungen

Einmal-Rechnungen dienen dazu, bei im Voraus abgerechneten Abonnements wahlweise den bis zur nächsten Rechnungsstellung des Abonnements noch ausstehenden Zeitraum in Rechnung zu stellen.
Einmal-Rechnungen können manuell über den Befehl "Einmal-Rechnung" des Abonnementbereichs angestoßen werden und werden ggf. automatisch bei Anlage von im Voraus bezahlten Abonnements und dem Einfügen von Posten in im Voraus bezahlten Abonnements angeboten.



Es stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

1. Rechnung für den kompletten Zeitraum erstellen: Erstellt eine Rechnung über den kompletten Rechnungszeitraum, wenn z.B. eine jährliche Rechnungsstellung des Abonnements am 31.12 erfolgt und am 10.12 ein Abonnement angelegt wird, würde das laufende Jahr komplett berechnet werden
2. Rechnung erstellen für noch ausstehende Lieferungen (<Anzahl Lieferungen>): Erstellt eine Rechnung über die noch im Rechnungszeitraum anfallenden Lieferungen, wenn z.B. bei jährlicher Rechnungsstellung am 31.12 und monatlicher Lieferung am Monatsende am 11.11 ein Abonnement angelegt wird, würden die 2 Lieferungen für November und Dezember berechnet werden
3. Rechnung erstellen für verbleibende Tage des aktuellen Rechnungsintervalls (<Anzahl Tage>): Erstellt eine Rechnung über die noch im Rechnungszeitraum liegenden Tage, wenn z.B. eine jährliche Rechnungsstellung am 31.12 erfolgt und am 10.12 ein Abonnement angelegt wird, würden die noch ausstehenden Tage bis Jahresende (basierend auf der Anzahl der Tage des Rechnungsintervalls) berechnet
4. Abbrechen: Legt keine Einmal-Rechnung an und es erfolgt keine Berechnung des Abonnements bis zur nächsten Rechnungsstellung
   

Bei anhand der Lieferscheine berechneten Abonnements können generell keine Einmal-Rechnungen angelegt werden.
Einmal-Rechnungen werden nicht auf der Rechnungs-Ansicht des zugehörigen Abonnements erfasst.

Posten zu Abonnements hinzufügen

Einem Abonnement können auch nach Anlage noch Posten hinzugefüt werden, wählen Sie hierzu im Abonnementbereich das gewünschte Abonnement und verwenden Sie den Befehl "Erweitern".
Der weitere Ablauf zum Einfügen des Postens entspricht dem zuvor beim Erstellen des Abonnements beschriebenen Ablauf.

Posten bearbeiten

Die Bearbeitung von Posten entspricht grundsätzlich der Bearbeitung von Posten im Belegbereich, es werden hierzu die identischen Ansichten und Bearbeitungswege verwendet.
Die einzigen Unterschiede liegen darin, dass beim Abonnement nur die Ansicht "Bestelldaten" bearbeitet werden kann ("Allgemein" und "Postenattribute" können nicht bearbeitet werden) und es in der Liste zusätzliche Informationen zur Kündigung von Posten gibt.
Die generelle Bearbeitung von Posten im entsprechenden Handbuchkapitel des Belegbereichs beschrieben.

Posten kündigen

Posten können nicht direkt aus Abonnements gelöscht werden. Um einen Posten aus einem Abonnement zu entfernen muss dieser zuerst ausgewählt werden und anschließend der Befehl "Kündigen" des Postens verwendet werden.



Anschließend erscheint ein Dialog, über den die Kündigung des Postens durchgeführt werden kann.



Hier sehen Sie die aktuelle Laufzeit des Abonnements und können den Kündigungseingang des Postens setzen (wird automatisch mit dem aktuellen Datum initialisiert). Basierend auf dem Kündigungseingangsdatum wird bestimmt, ob die Kündigung noch in der Kündigungsfrist liegt.
Ist dies der Fall wird das Kündigungsdatum des Postens auf das sich aus der Laufzeit ergebende nächstmögliche Enddatum gesetzt und der Posten solange noch geliefert.
Liegt das Kündigungsdatum nicht mehr innerhalb der Kündigungsfrist kann der Posten ebenfalls gekündigt werden, allerdings wird für den nächstmöglichen Kündigungstermin zusätzlich neben der Laufzeit auch die Dauer der automatische Verlängerung des Abonnements berücksichtigt.
Auf Wunsch kann der vorgeschlagene Kündigstermin manuell angepasst werden (z.B. wenn der Kunde nicht zahlt o.ä.), wodurch auch eine sofortige Kündigung erreicht werden kann.
Nach erfolgreicher Kündigung wird im Shop automatisch eine Kündigungsbestätigung für den Posten generiert, die an den Kunden gesendet werden kann.
Gekündigte Posten werden bis zum Erreichen des Kündigungstermins weiterhin normal geliefert/in Rechnung gestellt, sobald der Kündigungstermin des Abonnements erreicht ist wird der gekündigte Posten dann automatisch aus dem Abonnement entfernt.
Informationen zum Kündigungsstatus von Posten sind in der Postenliste des Abonnements sichtbar.