Konten einrichten
Unter Einstellungen/Shop-Einstellungen>Belege & Vorgänge>Datev-Export finden Sie die Einstellungen zu den zu verwendenden Konten.
Hier legen Sie z.B. den Aufbau der Personenkontennummern fest und wählen die zu verwendende Kontenlänge. Weiterhin können Sie hier neue Kontengruppen anlegen oder Konten zu festen Standardkontengruppen zuweisen.
Es gibt hierbei folgende zwei Kontenarten:
Sachkonten: Werden bei Kontengruppen zugewiesen (die anschließend bei Produkten zugewiesen werden), die erlaubte Kontenlänge entspricht der festgelegten Stellenanzahl
Personenkonten: Werden bei Personen zugewiesen, die Kontenlänge entspricht der festgelegten Stellenanzahl + 1
Die Kontennummern müssen nummerisch sein und dürfen keine Buchstaben oder Sonderzeichen enthalten.
Die Bildung der Personenkontonummer verhält sich grundsätzlich identisch zu den anderen Nummernkreisen (z.B. Produktnummern, ...) , wobei es in diesem Fall jedoch Besonderheiten bei der Anzahl der Stellen der Nummer gibt da diese von Datev vorgeben wird.
Führen Sie nur Änderungen an der Stellenanzahl durch wenn Sie hierzu von Ihrem Datev-Berater aufgefordert werden
Die Stellenanzahl ("Anzahl Stellen") ist standardmäßig mit 4 (minimal von Datev erlaubte Länge) vorgegeben
Die Stellenanzahl kann falls für sie erforderlich auf bis zu maximal 8 Stellen (maximal von Datev erlaubte Länge) erhöht werden
Die Stellenanzehl kann nach einer Erhöhung nachträglich nicht mehr verringert werden
Bei Änderung der Stellenanzahl werden für alle Personen neue Personenkontennummern mit der neuen Länge vergeben und die alten, bisher zugewiesenen Nummern werden verworfen
Bei Änderung der Stellenanzahl werden alle existierenden Sachkonten gelöscht, Ihre neuen Sachkonten müssen anschließend über die Kontenzuordnung neu zugeordnet werden
Standard: Wird für alle Shop-Produkte verwendet bei denen keine abweichende Kontengruppe zugewiesen wurde (wird automatisch bei allen Shopprodukten gesetzt)
Reifen (SOAP): Wird für Reifen verwendet die über die entsprechenden SOAP-Schnittstellen bestellt wurden
Alufelgen (SOAP): Wird für Alufelgen verwendet die über die entsprechenden SOAP-Schnittstellen bestellt wurden
Stahlfelgen (SOAP): Wird für Stahlfelgen verwendet die über die entsprechende SOAP-Schnittstelle bestellt wurden
Belegnebenkosten: Wird für den Restbetrags des Belegs verwendet der die reinen Postenkosten übersteigt (z. B. Versandkosten, Zahlungsartkosten, ...)
Diese Standardkontengruppen können zudem nicht gelöscht oder umbenannt werden.
Weitere eigene Kontengruppen können über die -Schaltfläche hinzugefügt werden.
Im Gegensatz zu den Standardkontengruppen können eigene Kontengruppen umbenannt oder über die zugehörige "-"-Schaltfläche als zu Löschen markiert werden. Diese wird hierbei nicht direkt entfernt sondern zuerst als deaktiviert gekennzeichnet und die geklickte "-"-Schaltfläche ändert sich zu einer "+"-Schaltfläche. Über diese kann die Löschung anschließend bis zum Schließen des Dialogs wieder rückgängig gemacht werden, das eigentliche Entfernen erfolgt erst beim Schließen des Dialogs.
Diese eigenen Kontengruppen können später im Produktbereich bei Produkten zugewiesen werden.
Basierend auf dem Rechnungsland der Rechnung und der USt-ID wird später beim Datev-Export pro Produkt das entsprechende Sachkonto der beim Produkt zugewiesenen Kontengruppe in der Exportdatei gesetzt.
Tragen Sie hierzu nach Auswahl eines Feldes das in diesem Fall zu verwendende Sachkonto ein (die Eingabelänge ist auf die zuvor konfigurierte Stellenanzahl begrenzt), zur einfacheren Zuweisung kann in den Eingabefeldern über die -Schaltfläche auf der rechten Seite auch eines der bereits zugewiesenen Sachkonten gewählt werden.
Nicht mehr zugewiesen Sachkonten werden beim Schließen des Dialogs automatisch gelöscht und nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Hier legen Sie z.B. den Aufbau der Personenkontennummern fest und wählen die zu verwendende Kontenlänge. Weiterhin können Sie hier neue Kontengruppen anlegen oder Konten zu festen Standardkontengruppen zuweisen.
Es gibt hierbei folgende zwei Kontenarten:
Sachkonten: Werden bei Kontengruppen zugewiesen (die anschließend bei Produkten zugewiesen werden), die erlaubte Kontenlänge entspricht der festgelegten Stellenanzahl
Personenkonten: Werden bei Personen zugewiesen, die Kontenlänge entspricht der festgelegten Stellenanzahl + 1
Nummernkreis und Kontenlänge festlegen
Für alle neu im Shop angelegten Personen wird automatisch eine für den Datev-Export verwendete Personenkontonummer vergeben, deren standardmäßiger Aufbau hier konfiguriert werden kann.Die Kontennummern müssen nummerisch sein und dürfen keine Buchstaben oder Sonderzeichen enthalten.
Die Bildung der Personenkontonummer verhält sich grundsätzlich identisch zu den anderen Nummernkreisen (z.B. Produktnummern, ...) , wobei es in diesem Fall jedoch Besonderheiten bei der Anzahl der Stellen der Nummer gibt da diese von Datev vorgeben wird.
Führen Sie nur Änderungen an der Stellenanzahl durch wenn Sie hierzu von Ihrem Datev-Berater aufgefordert werden
Die Stellenanzahl ("Anzahl Stellen") ist standardmäßig mit 4 (minimal von Datev erlaubte Länge) vorgegeben
Die Stellenanzahl kann falls für sie erforderlich auf bis zu maximal 8 Stellen (maximal von Datev erlaubte Länge) erhöht werden
Die Stellenanzehl kann nach einer Erhöhung nachträglich nicht mehr verringert werden
Bei Änderung der Stellenanzahl werden für alle Personen neue Personenkontennummern mit der neuen Länge vergeben und die alten, bisher zugewiesenen Nummern werden verworfen
Bei Änderung der Stellenanzahl werden alle existierenden Sachkonten gelöscht, Ihre neuen Sachkonten müssen anschließend über die Kontenzuordnung neu zugeordnet werden
Kontengruppen konfigurieren
Über die Schaltfläche "Kontenzuordnung bearbeiten" können Sie den Standardkontengruppen die zu verwendenden Sachkonten zuweisen und neue Kontengruppen erstellen.Standardkontengruppen
Standardmäßig sind folgende Kontengruppen vorgegeben:Standard: Wird für alle Shop-Produkte verwendet bei denen keine abweichende Kontengruppe zugewiesen wurde (wird automatisch bei allen Shopprodukten gesetzt)
Reifen (SOAP): Wird für Reifen verwendet die über die entsprechenden SOAP-Schnittstellen bestellt wurden
Alufelgen (SOAP): Wird für Alufelgen verwendet die über die entsprechenden SOAP-Schnittstellen bestellt wurden
Stahlfelgen (SOAP): Wird für Stahlfelgen verwendet die über die entsprechende SOAP-Schnittstelle bestellt wurden
Belegnebenkosten: Wird für den Restbetrags des Belegs verwendet der die reinen Postenkosten übersteigt (z. B. Versandkosten, Zahlungsartkosten, ...)
Diese Standardkontengruppen können zudem nicht gelöscht oder umbenannt werden.
Eigene Kontengruppen
Zusätzlich zu den vorgegebenen Standardkontengruppen können beliebig viele eigene Kontengruppen angelegt werden, im obigen Beispiel existiert z.B. zusätzlich zu den Standardkontengruppen bereits die eigene Kontengruppe "Testkontengruppe 1".Weitere eigene Kontengruppen können über die -Schaltfläche hinzugefügt werden.
Im Gegensatz zu den Standardkontengruppen können eigene Kontengruppen umbenannt oder über die zugehörige "-"-Schaltfläche als zu Löschen markiert werden. Diese wird hierbei nicht direkt entfernt sondern zuerst als deaktiviert gekennzeichnet und die geklickte "-"-Schaltfläche ändert sich zu einer "+"-Schaltfläche. Über diese kann die Löschung anschließend bis zum Schließen des Dialogs wieder rückgängig gemacht werden, das eigentliche Entfernen erfolgt erst beim Schließen des Dialogs.
Diese eigenen Kontengruppen können später im Produktbereich bei Produkten zugewiesen werden.
Sachkontenzuweisung
Zu jeder Kontengruppe gehören 4 Felder zur Eingabe von Sachkonten für die Fälle "Inland", "EU mit Ust.-ID", "EU ohne USt.-ID" und "Ausland".Basierend auf dem Rechnungsland der Rechnung und der USt-ID wird später beim Datev-Export pro Produkt das entsprechende Sachkonto der beim Produkt zugewiesenen Kontengruppe in der Exportdatei gesetzt.
Tragen Sie hierzu nach Auswahl eines Feldes das in diesem Fall zu verwendende Sachkonto ein (die Eingabelänge ist auf die zuvor konfigurierte Stellenanzahl begrenzt), zur einfacheren Zuweisung kann in den Eingabefeldern über die -Schaltfläche auf der rechten Seite auch eines der bereits zugewiesenen Sachkonten gewählt werden.
Nicht mehr zugewiesen Sachkonten werden beim Schließen des Dialogs automatisch gelöscht und nicht mehr zur Auswahl angeboten.